Datenschutzinformationen zu den KI-Chatbots

1. Konto- und Anmeldedaten

• Daten aus Ihrem UniAccount (z. B. Name, Kennung, E-Mail-Adresse)
• Verschlüsselter Anmelde-Token
• Zweck: Anmeldung und Verwaltung der Berechtigungen

2. Eingaben und Chatverläufe

• Ihre Eingaben und hochgeladenen Dateien
• Antworten des Chatbots
• Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfragen und Speicherung der Unterhaltungen, damit Sie diese nachlesen und fortsetzen können

3. Technische Protokolldaten

• IP-Adresse
• Zeitpunkte der Zugriffe
• Zweck: Betrieb, Fehleranalyse und Systemsicherheit

4. Feedback

• Bewertungen und Kommentare
• Betreffende Fragen und Antworten
• Nutzerkennung
• Zweck: Qualitätssicherung und Verbesserung des Chatbots. Aus dem Feedback werden anonyme Testfragen ohne Personenbezug erstellt.

Die Daten stammen aus der zentralen Anmeldung der Universität, aus Ihren eigenen Eingaben und aus Ihrem Browser. Personenbezogene Daten können auch in den Webseiten und Dokumenten der Universität enthalten sein, auf die die Chatbots als Wissensquelle zugreifen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG). Die Chatbots unterstützen die Universität bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten zur Bereitstellung und Nutzung der Chatbots als dienstliches Arbeitsmittel ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Arbeits- bzw. Dienstvertrag).

Die Angabe von Daten ist freiwillig. Ohne Anmeldedaten können Sie die Chatbots allerdings nicht nutzen.

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO statt. Die Chatbots unterstützen Sie; fachliche Prüfung und Entscheidung bleiben bei den zuständigen Personen.

Innerhalb der Universität erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgaben benötigen: berechtigte Administrator:innen des IT Servicezentrums (ITS) sowie die fachlich Zuständigen für die Wissensbasis und die Auswertung des Feedbacks.

Außerdem setzen wir Dienstleister ein, die in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen handeln (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO):

• einen IT-Dienstleister für Administration und Wartung der Chatbot-Plattform
• Betreiber der Sprachmodelle mit Sitz und Rechenzentren in der EU; Ihre Eingaben werden dort nur zur Erzeugung der Antwort verarbeitet und danach nicht gespeichert

Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

• Konto- und Anmeldedaten: Löschung nach 12 Monaten Inaktivität.
• Chatverläufe und hochgeladene Dateien: Löschung nach 12 Monaten Inaktivität. Nutzende können ihre Daten jederzeit einzeln oder vollständig selbst löschen.
• Technische Protokolldaten: Löschfrist noch offen.
• Feedback: Löschung nach Verarbeitung des Feedbacks. Dabei erstellte Auswertungen enthalten keine personenbezogenen Daten und werden weiterverwendet.

Sie haben gegenüber der Universität Kassel folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), auch wenn Sie Chats in der Oberfläche nicht selbst löschen können
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO)

Um Ihre Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich an die Datenschutzbeauftragte (Kontakt oben).

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für die Universität Kassel ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

• Postanschrift: Postfach 31 63, 65021 Wiesbaden
• Telefon: 0611 1408-0
• Web: www.datenschutz.hessen.de