Nutzungshinweise KI-Chatbots

Die Universität Kassel stellt allen Beschäftigten KI-Chatbots zur Verfügung, die bei bestimmten Verwaltungsaufgaben unterstützen. Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Informationen Sie eingeben dürfen, was mit Ihren Eingaben geschieht und worauf Sie bei der Nutzung achten sollten.

Auf dieser Seite

Das Wichtigste in Kürze

  • So wenig wie nötig: Geben Sie nur die Informationen ein, die der Chatbot für Ihre Aufgabe wirklich braucht. Was nötig ist, dürfen Sie eingeben.
  • Personenbezogene Daten vermeiden, wo es geht: Ersetzen Sie Namen und andere Angaben zu Personen durch Platzhalter, wenn sie für die Antwort keine Rolle spielen. In den meisten Fällen kann auf personenbezogene Daten vollständig verzichtet werden.
  • Keine Passwörter und Zugangsdaten eingeben.
  • Ihre Daten bleiben in der EU und werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
  • Antworten prüfen: Der Chatbot kann Fehler machen. Die fachliche Entscheidung und die Verantwortung bleiben bei Ihnen.

Der Chatbot unterstützt Sie, er entscheidet nicht für Sie.

Welche informationen Sie eingeben dürfen

Die Chatbots sind für die dienstliche Nutzung freigegeben. Personenbezogene und vertrauliche Informationen sollten Sie grundsätzlich nicht eingeben. Ist eine solche Angabe für Ihre Anfrage aber nötig, dürfen Sie sie eingeben: Die Chatbots sind dafür vertraglich und rechtlich abgesichert.

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Angaben, die sich einer Person zuordnen lassen, zum Beispiel Namen, E-Mail-Adressen, Personalnummern oder Beschreibungen, die auf eine bestimmte Person schließen lassen.

  • Geht es auch ohne Personenbezug, lassen Sie ihn weg. Oft genügt ein Platzhalter wie „Person A“ oder „eine Kollegin aus der Abteilung“.
  • Ist der Personenbezug für Ihre Aufgabe nötig, dürfen Sie die Angaben eingeben.
  • Besonders schutzwürdige Angaben, etwa zur Gesundheit, dürfen Sie nur eingeben, wenn ein Chatbot ausdrücklich dafür vorgesehen ist.

Beispiel:
Statt „Prof. Schneider möchte mit Dr. Silva aus São Paulo zu Hochtemperaturlegierungen forschen. Was ist zu beachten?“
besser: „Wir planen ein Projekt zu Hochtemperaturlegierungen mit einer Universität in Brasilien. Was ist zu beachten?“

Vertrauliche dienstliche Informationen

Vertrauliche Informationen, zum Beispiel interne Entwürfe oder Vorgänge, sollten Sie nach Möglichkeit nicht eingeben. Ist das für Ihre Anfrage unbedingt nötig, dürfen Sie es. Folgendes gehört allerdings niemals in den Chatbot:

  • Passwörter, Zugangsdaten und andere Sicherheitsinformationen
  • Informationen, deren Eingabe gegen gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflichten verstößt (wie zum Beispiel durch eine Geheimhaltungsvereinbarung mit einem Kooperationspartner oder eine dienstliche Verschwiegenheitspflicht)

Ergänzende Regeln für einzelne Chatbots

Je nach Aufgabe kann für einzelne Chatbots etwas anderes gelten. Manche Chatbots benötigen zum Beispiel personenbezogene Daten, um ihre Aufgabe zu erfüllen. Bitte beachten Sie deshalb auch die Hinweise zum jeweiligen Chatbot (siehe „Die Chatbots im Überblick“).

Was mit Ihren Eingaben passiert

Die Chat-Oberfläche wird im Rechenzentrum der Universität Kassel betrieben. Die Sprachmodelle, die Ihre Anfragen beantworten, laufen bei europäischen Dienstleistern, mit denen die Universität zur Absicherung entsprechende vertragliche Vereinbarungen geschlossen hat.

Ihre Eingaben werden ausschließlich in der EU verarbeitet. Sie werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und bleiben nach der Verarbeitung nicht beim Dienstleister gespeichert.

  • Chatverläufe werden gespeichert, damit Sie Unterhaltungen nachlesen und fortsetzen können. Sie können einzelne Chats, den gesamten Chatverlauf sowie hochgeladene Dateien jederzeit selbständig über die Benutzeroberfläche endgültig und rückstandslos löschen. Eine automatische Löschung erfolgt nicht.
  • Zugriff auf gespeicherte Daten hat nur berechtigtes Personal, soweit es für den Betrieb erforderlich ist.
  • Wissensquellen: Die Chatbots greifen für ihre Antworten auf ausgewählte Webseiten und Dokumente der Universität zu.


Feedback geben

Ihr Feedback hilft uns, die Chatbots zu verbessern. Sie können jede Antwort mit Daumen hoch oder runter bewerten und einen Kommentar hinzufügen.

Feedback ist freiwillig. Wenn Sie eine Antwort bewerten, werden Ihre Bewertung, Ihr Kommentar und der betreffende Teil des Chats (Ihre Frage und die Antwort des Chatbots) zusammen mit Ihrer Nutzerkennung (Name) gespeichert. Bei der Auswertung des Feedbacks durch das zuständige Fachpersonal wird die Nutzerkennung nicht angezeigt, so dass kein Bezug zur Person hergestellt werden kann. Nach Abschluss der Auswertung werden Feedacks vollständig gelöscht. Bitte schreiben Sie in den Kommentar keine personenbezogenen oder vertraulichen Angaben.

Antworten kritisch prüfen

Die Chatbots erzeugen ihre Antworten mit Hilfe von Sprachmodellen. Diese Antworten klingen oft überzeugend, können aber unvollständig, veraltet oder falsch sein.

  • Prüfen Sie Antworten, bevor Sie sie verwenden, besonders bei rechtlich oder finanziell relevanten Fragen.
  • Die Chatbots ersetzen keine verbindliche Auskunft der zuständigen Stelle. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie dort nach.
  • Die fachliche Prüfung und Entscheidung bleiben bei Ihnen bzw. der zuständigen Organisationseinheit.

Häufige Fragen

Alle Beschäftigten der Universität Kassel. Sie melden sich mit Ihrem UniAccount an.

Ja. Sie können einzelne Chats oder den gesamten Chatverlauf jederzeit selbständig über die Benutzeroberfläche endgültig und rückstandslos löschen. Eine automatische Löschung erfolgt nicht.

Zugriff auf gespeicherte Daten hat nur berechtigtes Personal, soweit es für den Betrieb erforderlich ist. Wenn Sie Feedback geben, sieht das Fachteam außerdem Ihre Frage und die bewertete Antwort.

Nein. Das ist vertraglich ausgeschlossen.

Ja. Es gelten dieselben Regeln wie für Texteingaben. Entfernen Sie vorher Angaben zu Personen, wenn sie für Ihre Frage nicht nötig sind.

Wenden Sie sich an das Team. Haben Sie ein Passwort eingegeben, ändern Sie es sofort.

Prüfen Sie jede Antwort, bevor Sie sie verwenden. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt bei Ihnen.

Die Chatbots sind nur aus dem Universitätsnetz erreichbar, zum Beispiel über das WLAN der Universität oder eine VPN-Verbindung. Melden Sie sich auf gemeinsam genutzten Geräten nach der Nutzung immer ab.

Ergänzende Informationen zu einzelnen Chatbots

Für jeden Chatbot gibt es eine eigene Seite mit Hinweisen zu Zweck, typischen Eingaben und besonderen Regeln.

Weitere Chatbots werden hier ergänzt.

Kontakt und Datenschutz

Datenschutzinformationen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu den KI-Chatbots finden Sie auf dieser Seite Datenschutzinformationen gemäß Art. 13 DSGVO