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Veröffentlichungsberechtigt im Sinne der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die gesamte Universität ist grundsätzlich die Präsidentin bzw. der Präsident der Hochschule. Sie oder er delegiert das Recht an die Stabsstelle Kommunikation und Marketing, die dieses Recht wiederum an die jeweilige Leitung einer Organisationseinheit delegiert. Leiterinnen und Leiter können die Veröffentlichungsberechtigung an Beschäftigte delegieren.

Für die Fachbereichs-, Instituts- und Fachgebietswebauftritte sowie Webauftritte der zentralen Einrichtungen und sonstigen Organisationseinheiten ist die jeweilige Leitung der Einrichtung inhaltlich verantwortlich. Dies gilt auch für alle dienstlichen Aktivitäten der Bereiche in sozialen Netzen und Netzgemeinschaften, die als Plattform zum gegenseitigen Austausch und zur Bewertung dienen. 

Bei jeder Form der Onlinekommunikation sollten Beschäftigte die folgenden Leitlinien berücksichtigen:

• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden als „Botschafter/-in“ der Universität Kassel wahrgenommen. Sie tragen zum Bild der Hochschule in der Öffentlichkeit maßgeblich bei. Daher sollten nur ausdrücklich von der Bereichsleitung beauftragte oder autorisierte Beschäftigte in diesem Aufgabengebiet aktiv sein.
• Informationen müssen vor der Veröffentlichung sorgfältig auf Relevanz, Korrektheit, Stil und Form überprüft werden. Beschäftigte sind - insbesondere auch bei Beiträgen in sozialen Netzwerken - zur Einhaltung der Vertraulichkeitsrichtlinien sowie der Urheber-, Datenschutz- und Persönlichkeitsrechte verpflichtet. Ebenso ist die Einhaltung wissenschaftlicher Kodizes im Hinblick auf Fremdleistungen und validen wissenschaftlichen Ergebnissen zu berücksichtigen.
• Bei allen dienstlichen Aktivitäten in sozialen Netzen und Netzgemeinschaften wird von den Beschäftigten ein fairer und respektvoller Umgang mit den Kommunikationspartnern erwartet: Diskriminierende Äußerungen sind zu unterlassen. Auch fragwürdige Inhalte oder Verlinkungen zu fragwürdigen Inhalten haben nichts im Webauftritt oder in dienstlich genutzten sozialen Netzwerken zu suchen. Beschäftigte der Universität Kassel, die als Privatperson im Netz aktiv sind, sollten grundsätzlich Berufliches von Privatem trennen. 

Zuständigkeiten für redaktionell gestaltete Inhalte müssen gemäß § 5 des Telemediengesetzes bzw. § 55 des Rundfunkstaatsvertrages eindeutig gekennzeichnet werden. Die Bereiche sind daher dazu verpflichtet, im Fußbereich der Webseite einen Link zu der Impressumsseite der Hochschule (http://www.uni-kassel.de/uni/impressum.html) anzulegen. Aufgrund der Veröffentlichungsdelegation sind die Bereiche zudem verpflichtet, in ihrem Webauftritt eine Webseite mit dem Titel „Redaktion“ und dem Namen sowie der Dienstanschrift der/des Inhaltsverantwortlichen anzulegen. Auch diese Webseite muss im Fußbereich des Webauftrittes verlinkt werden. Hintergrund hierfür sind die Vorgaben des Gesetzgebers, dass diese Angaben „an gut wahrnehmbarer Stelle stehen und ohne langes Suchen jederzeit auffindbar sein” müssen. Sind mehrere Inhaltsverantwortliche benannt, so ist kenntlich zu machen, für welchen Teil des Angebotes der jeweils Benannte verantwortlich ist. 

Die Freischaltung eines neuen Webangebotes (Projektwebseiten, neue Fachgebietswebseiten,... – nicht die Freischaltung einzelner Webseiten) ist der Stabsstelle Kommunikation und Marketing zwei Wochen vor dem Veröffentlichungstermin möglichst per E-Mail mitzuteilen. Hierbei geht es primär um eine Überprüfung des Angebotes im Hinblick auf die Einhaltung von rechtlichen und universitätsspezifischen Vorgaben und einer Einbindung in die Gesamtstruktur. 

Die Einrichtung von dienstlichen Webauftritten bei externen Dienstleistern ist von der Stabsstelle Kommunikation und Marketing – handelnd für die Präsidentin oder den Präsidenten - genehmigungspflichtig. Keinesfalls dürfen neue Webadressen bei der zentralen deutschen Registierungsstelle (DENIC) im Namen der Universität Kassel ohne vorherige Genehmigung angemeldet bzw. eine Anmeldung durch Externe beauftragt werden. 

Pfadbenennungen in Subdomains und Go-Verlinkungen, die zentrale Themen oder Organisationsbezeichnungen der Universität Kassel betreffen und für die Hochschule als Ganzes gelten (z. B. www.uni-kassel.de/go/jahresbericht), müssen vor der Einrichtung mit der Stabsstelle Kommunikation und Marketing abgestimmt werden. 

Beschäftigte sind nicht berechtigt, die Universität Kassel als Gesamtorganisation bei Webdiensten wie z. B. Google Maps oder bei sozialen Plattformen anzumelden und/oder zentrale Kontaktdaten einzutragen. Dies ist Teil der offiziellen Außenkommunikation der Hochschule und geschieht nur von entsprechend berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stabsstelle Kommunikation und Marketing.