Effiziente Verwaltung – so geht es voran

„Diese zwei Wochen haben mir anderthalb Jahre Arbeit erspart“ – so fasste eine Gruppenleiterin aus der Verwaltung die heiße Phase des Entbürokratisierungsformats „Vereinfachen und Weglassen“ zusammen. Worum es bei dieser Initiative des Kanzlers geht, sagt schon der Name: Alle Beschäftigten waren aufgerufen, Vorschläge einzureichen, was die Abläufe in der Verwaltung effizienter machen könnte. An zehn „Sprinttagen“, einer Art Klausur, klopften thematische Arbeitsgruppen im vergangenen Juli konkrete Maßnahmen fest. Inzwischen sind die ersten davon umgesetzt. Wir sprachen mit Kanzler Dr. Oliver Fromm darüber, wo das Vorhaben jetzt steht.

publik: Herr Dr. Fromm, zum Abschluss der Sprinttage sagten Sie: Wir bleiben am Ball. Wie viel ist schon vereinfacht und weggelassen?

Oliver Fromm: Wenn man bedenkt, dass nicht einmal drei Monate vergangen sind, eine ganze Menge. Personalabläufe werden jetzt zum Beispiel deutlich einfacher sein. In diesen Tagen wird ein neuer Workflow für Einstellungen umgesetzt. Wenn ein Bereich jemanden einstellt, laufen sämtliche internen Prozesse nur noch digital per Mail ab. Die Fachgebiete müssen nichts mehr ausdrucken. Auf Beglaubigungen und händische Unterschriften verzichten wir. Wo noch Originale nötig sind, kümmert sich die Personalabteilung darum. Nur die Arbeitsverträge müssen noch vor Ort unterschrieben werden; das ist gesetzlich in Deutschland leider vorgeschrieben.

publik: Mit den Dekanaten haben Sie darüber hinaus über den Stellenpool, die Einstellung von Beschäftigten auf Drittmittelprojekten gesprochen.

Fromm: Wir haben die Regelungen zum Stellenpool vereinfacht, es fließen jetzt die Monate bis zur Wiederbesetzung in den Stellenpool; bislang endete dies zum Zeitpunkt der Ausschreibung, was erheblichen Verwaltungsaufwand erzeugte. Es soll für die Fachgebiete einfacher werden, den sogenannten Quali-Pool zu nutzen: Es werden keine Mittel mehr in den Quali-Pool eingezahlt werden müssen, es reicht aus, wenn die Fachgebiete darlegen, aus welchen Aufträgen das Personal finanziert werden soll. Viele Buchungen entfallen. Das sind spürbare Vereinfachungen in der Verwaltung solcher Einstellungen.

publik: Einiges ist umgesetzt, anderes wird in Angriff genommen. Wann ist der Prozess abgeschlossen?

Fromm: In den nächsten Monaten beziehungsweise im kommenden Jahr werden weitere Vereinfachungen spürbar. Zu den Themen Onboarding und selbstverauslagte Kosten haben sich beispielsweises zwei Prozessgruppen gebildet, die kontinuierlich weiterarbeiten. Die vollständige Digitalisierung der Reisekostenabrechnung kommt Anfang des kommenden Jahres, hier sind wir noch von Vorarbeiten vom SAP-Hessenverbund abhängig. Die Kunst ist ohnehin, „Vereinfachen und Weglassen“ als eine Daueraufgabe, als einen kontinuierlichen Prozess zu begreifen: Wo können wir es uns einfacher machen? Es spricht auch vieles dafür, einen solchen fokussierten Prozess zu wiederholen, auch wenn ich weiß, dass der Aufwand hoch ist. Erst durch das konzentrierte Zusammenarbeiten an den Sprinttagen sind plötzlich Ideen entstanden und Dinge richtig in Bewegung gekommen.

publik: Sie hätten auch ein Organisationsberatungsunternehmen von außen drauf schauen lassen können …

Fromm: Die Beschäftigten kennen die Prozesse am besten. Es ist wichtig, dass wir unsere Arbeitsprozesse selbst gemeinsam gestalten. So machen wir das an unserer Uni Kassel.

publik: Also ein rundum positives Fazit?

Fromm: Ich denke, ja. Der Nutzen geht ja noch weiter. Die Beschäftigten haben gespürt: Ich kann etwas bewirken. Ich setze etwas ein und dadurch wird es für mich und für die gesamte Organisation einfacher. Viele fanden den Austausch mit Personen aus anderen Abteilungen sehr hilfreich. Sie kennen jetzt das Gesicht hinter der E-Mail. Das ist auch für das Organisationsklima extrem wichtig.