Aus­bil­dung zur Ver­­­wal­­tungs­­­fach­an­­ge­­stel­l­­te/zum Ver­­­wal­­tungs­­­fach­an­­ge­­stel­l­­ten

Eine buchlesende Frau vor LaptopBild: Paavo Blåfield

Was macht ei­ne Ver­wal­tungs­fach­an­ge­stell­te/ein Ver­wal­tungs­fach­an­ge­stell­ter an der Universität Kassel?

Als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter ermittelst Du Sachverhalte und wendest Rechtsvorschriften an, berätst Studierende und/oder Kundinnen und Kunden der Universitätsverwaltung und erledigst Verwaltungsaufgaben dienstleistungs- und kundenorientiert sowie nach Gesichtspunkten der Wirtschaftlichkeit.
Du erhältst aber auch ausreichende Kenntnisse für die Bearbeitung von Personal- oder Finanzangelegenheiten. Der Einsatz moderner Informations-und Kommunikationssysteme ist heute Standard in der Ausbildung.

In der Ausbildung zur/zur Verwaltungsfachangestellten wirst Du lernen, wie eine Landesverwaltung funktioniert und welches die rechtlichen Grundlagen für das Verwaltungshandeln sind. Da es sich um eine duale Ausbildung handelt, wirst Du den Arbeitsalltag im praktischen Teil der Ausbildung kennenlernen, wohingegen Dir die Theorie in der Berufsschule vermittelt wird.

Du durchläufst in der Ausbildung zum/r Verwaltungsfachangestellten diverse Abteilungen und Bereiche, um die Aufgaben und die Struktur der Universitätsverwaltung wirklich kennenzulernen. Insofern sieht Dein Tagesablauf während der Ausbildung immer mal wieder anders aus und Du kannst schon während deiner Lehrzeit herausfinden, in welchem Bereich Du später arbeiten möchtest. Das macht Deine Ausbildung natürlich auch umso interessanter und abwechslungsreicher.

So lernst Du beispielsweise in der Abteilung Personal und Organisation, wie neues Personal ausgewählt und eingestellt wird. In der Finanzabteilung lernst Du die Finanzbuchhaltung kennen und wirst Rechnungen verbuchen. Und in der Abteilung Studium und Lehre lernst Du, wie die Studierendenverwaltung funktioniert. Du wirst also viel mit Menschen zusammenarbeiten, was auch immer eine gewisse Stress- und Frustrationstoleranz erfordert. Du solltest auch mit unzufriedenen Kunden umgehen können und Kritik nicht persönlich nehmen. Freundlichkeit, eine respektvolle Art und Charakterstärke sind also Eigenschaften, die Du in der Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten nutzen kannst.

Wann be­ginnt die Aus­bil­dung als Ver­wal­tungs­fach­an­ge­stell­te/r an der Universität Kassel und wo fin­det sie statt?

Die Ausbildung beginnt am 01.09. eines Jahres und findet in den Abteilungen der Zentralen Universitätsverwaltung, in einer Fachbereichsverwaltung und der Hochschulbezügestelle der Universität Kassel statt. Ergänzend ist ein Praktikum bei einer Gemeinde- bzw. Stadtverwaltung vorgesehen.
Die theoretische Ausbildung wird von der Berufsschule (Friedrich-List-Schule Kassel) und vom Hessischen Verwaltungsschulverband, Verwaltungsseminar Kassel abgedeckt.

Zum Zeitpunkt des Ausbildungsbeginns solltest Du den mittleren Bildungsabschluss (Realschulabschluss) haben. Deine Noten in Deutsch, Englisch, Politik, Wirtschaft und Mathematik sollten mindestens „befriedigend“ oder besser sein.

Als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter in der Universitätsverwaltung hast Du zumeist gleitende Arbeitszeiten. Das bedeutet, dass Du den Beginn und das Ende deiner Arbeitszeit innerhalb bestimmter Rahmenbedingungen selbst festlegen kannst.

Die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter dauert drei Jahre.

Im zweiten Ausbildungsjahr als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter legst Du Deine Zwischenprüfung in den Bereichen „Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe“, „Haushaltswesen und Beschaffung“ sowie „Wirtschafts- und Sozialkunde“ ab.

Am Ende der Ausbildung wartet die Abschlussprüfung in den Themenfeldern „Verwaltungsbetriebs­wirtschaft“, „Personalwesen“, „Verwaltungsrecht und Verwaltungsverfahren“ sowie „Wirtschafts- und Sozialkunde“ auf Dich.

In der Berufsschule lernst Du in berufsspezifischen Fächern das theoretische Wissen entsprechend deiner Fachrichtung. Dazu gehört beispielsweise, wie unterschiedliche Entgelte entstehen und wie Du diese berechnest. Außerdem erhältst Du allgemeinbildenden Unterricht, wie Wirtschafts- und Sozialkunde.

Es wird ein monatliches Ausbildungsentgelt gem. § 8 Abs. 1 des Tarifvertrages für Auszubildende des Landes Hessen (TVA-H BBiG gezahlt). Dies beträgt derzeit

  • 1.091,85 EUR im 1. Ausbildungsjahr.
  • 1.146,43 EUR im 2. Ausbildungsjahr.
  • 1.196,51 EUR im 3. Ausbildungsjahr.

Verwaltungsfachangestellte müssen sorgfältig und genau arbeiten können, brauchen analytische Fähigkeiten. Das ist wichtig, um Auswertungen erstellen oder Sachverhalte verstehen zu können. Sie müssen außerdem lernbereit sein. Zuverlässigkeit, Engagement, Kontaktfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt und Verschwiegenheit sowie PC-Kenntnisse gehören aber ebenso zu den gern gesehenen Eigenschaften in diesem Beruf.

Eme­ly, Azu­bi zur Ver­wal­tungs­fach­an­ge­stell­te an der Universität Kassel im In­ter­view

Mit welchen Inhalten beschäftigst Du dich in deiner Ausbildung?

Hauptsächlich beschäftige ich mich in der Praxis mit den Personalangelegenheiten der Bediensteten, wie zum Beispiel mit der Abwesenheitssachbearbeitung oder der Pflege der laufenden Personalstammdaten. Im Fachbereich bearbeite ich unter anderem die Promotionsverfahren und helfe bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen. Das Durchlaufen der verschiedenen Abteilungen gestaltet den Arbeitstag in der Verwaltung immer abwechslungsreich.

Portraibild
Emely im Gespräch

Nebenbei engagiere ich mich zusätzlich in der Jugend- und Auszubildendenvertretung, was mir die Möglichkeit gibt, direkt mitzuwirken.

Die Theorie des Berufsbildes erlerne ich in der Berufsschule und im Verwaltungsseminar. Dort beschäftigen wir uns mit den benötigten Rechtsgrundlagen und damit, wie die Kommunal-, Landes-, Bundes- oder Kirchenverwaltungen funktionieren. Zusätzlich arbeiten wir mit den Programmen Word und Excel.

Warum hast Du dich für eine Ausbildung und speziell diese entschieden?

Für mich war nach dem Abitur eine sichere Zukunft besonders wichtig. Da ich schon immer in der Schulzeit gerne eigenverantwortlich gearbeitet und mich durch den PoWi-LK oft mit Gesetzen beschäftigt habe, entdeckte ich den Beruf der Verwaltungsfachangestellten für mich.
Durch die Ausbildung habe ich zusätzlich eine gute praxisbezogene Grundlage für ein weiterführendes Studium, aber auch andere Möglichkeiten mich beruflich weiterzubilden.

Was möchtest Du anderen gerne noch mitgeben?
Ich möchte Dich gerne davon überzeugen, dass an einer Universität nicht nur ein Studium möglich ist! Eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r an der Universität Kassel ist sehr umfangreich und interessant. Durch das Durchlaufen vieler Bereiche und Abteilungen wird einiges an Wissen vermittelt. Zudem lernst und arbeitest Du mit vielen verschiedenen Menschen zusammen. Dadurch ist es leichter während der Ausbildung herauszufinden, in welchem Bereich Du später arbeiten möchtest.
Die Arbeit mit dem Computer und den verschiedenen Rechtsgrundlagen sollte Dir Spaß machen.
Wenn Du also Interesse daran hast viel Neues zu lernen und eine gute Auffassungsgabe hast, ist die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r genau richtig für Dich!

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Frag dich vor­her, ob du ...

  • ... Du gerne mit Zahlen umgehst
  • ... Du regelmäßige Arbeitszeiten zu schätzen weißt
  • ... es Dir leicht fällt, Pläne und Termine einzuhalten

Oder ob …

  • ... Du am liebsten immer draußen arbeiten möchtest
  • ... Geduld nicht zu Deinen Stärken gehört
  • ... Du Schwierigkeiten hast, Dich lange auf die gleiche Aufgabe zu konzentrieren